Leer y responder el correo electrónico le quita cada vez más tiempo en la oficina. ¿Cómo podría afectar esto su trabajo?
No hay duda de que el correo electrónico, con su capacidad inigualada para interrumpir los pensamientos y ofrecer otras distracciones, puede mermar la producción y minar nuestra habilidad para concentrarnos en el trabajo.
Algunos trabajadores aseguran que pueden trabajar simultáneamente en el e-mail y en otras tareas. Sin embargo, “nuestros cerebros no tienen la capacidad de hacer dos cosas al mismo tiempo”, dijo Kathleen Nadeau, entrenadora de negocios y psicóloga clínica.
“Constantemente interrumpimos una tarea para poner atención a otra tarea”, dijo, “y eso lleva a una fatiga cognoscitiva muy rápida”.
¿Existe alguna manera en que el email pueda tener un efecto positivo?
Algunos psicólogos dicen que las interrupciones del correo electrónico pueden mejorar la creatividad y la productividad, hasta cierto punto. Adam Cox, psicólogo clínico cuyo trabajo se enfoca en los efectos de realizar múltiples tareas y las interrupciones, dijo que cuando recibimos mensajes de correo electrónico relacionados con el trabajo, con frecuencia estimulan la corteza prefrontal del cerebro, nuestro centro creativo, y nos hacen mejores para solucionar problemas.
¿Debe uno tratar de limitar el número de veces que revisa el correo electrónico durante el día?
De manera ideal sí, aunque su capacidad para hacerlo dependerá de su trabajo y de su esfuerzo. La mayoría de los expertos organizacionales sugiere separar dos o tres momentos del día para revisar los correos que han llegado.
¿Qué debe hacer cuando su carpeta de entrada está saturada?
Podría ser buena idea, antes de abrir cualquier mensaje nuevo, echarle un vistazo a los que probablemente pueda responder en dos minutos o menos, y revisarlos inmediatamente.
También puede usar una función de lectura vistazo, que le permite leer la primera línea o dos de un mensaje y así borrar inmediatamente los que no necesite, dijo Eric Abrahamson, profesor de la Columbia Business School, en Nueva York.
¿Qué pasa con los mensajes que uno no puede borrar ni responder inmediatamente, pero que necesitan una respuesta eventual?
Cree carpetas de archivos y póngales nombres con sustantivos. No use adjetivos, ya que es más probable que varíen de acuerdo a su estado de ánimo, dijo Christi Youd, presidenta de Organize Enterprise, empresa consultora, en Salt Lake City, Utah. Otra forma es ordenar los mensajes por prioridad usando banderas.
¿Cómo se puede reducir la cantidad de correos electrónicos que recibe?
No seleccione la función “responder” con demasiada frecuencia. Recuerde: mientras menos mensajes envíe, es probable que reciba menos, dijo Mike Song, director ejecutivo de Cohesive Knowledge Solutions, firma de eficiencia de e-mail y etiqueta de negocios, en Guilford, Connecticut.
No hay duda de que el correo electrónico, con su capacidad inigualada para interrumpir los pensamientos y ofrecer otras distracciones, puede mermar la producción y minar nuestra habilidad para concentrarnos en el trabajo.
Algunos trabajadores aseguran que pueden trabajar simultáneamente en el e-mail y en otras tareas. Sin embargo, “nuestros cerebros no tienen la capacidad de hacer dos cosas al mismo tiempo”, dijo Kathleen Nadeau, entrenadora de negocios y psicóloga clínica.
“Constantemente interrumpimos una tarea para poner atención a otra tarea”, dijo, “y eso lleva a una fatiga cognoscitiva muy rápida”.
¿Existe alguna manera en que el email pueda tener un efecto positivo?
Algunos psicólogos dicen que las interrupciones del correo electrónico pueden mejorar la creatividad y la productividad, hasta cierto punto. Adam Cox, psicólogo clínico cuyo trabajo se enfoca en los efectos de realizar múltiples tareas y las interrupciones, dijo que cuando recibimos mensajes de correo electrónico relacionados con el trabajo, con frecuencia estimulan la corteza prefrontal del cerebro, nuestro centro creativo, y nos hacen mejores para solucionar problemas.
¿Debe uno tratar de limitar el número de veces que revisa el correo electrónico durante el día?
De manera ideal sí, aunque su capacidad para hacerlo dependerá de su trabajo y de su esfuerzo. La mayoría de los expertos organizacionales sugiere separar dos o tres momentos del día para revisar los correos que han llegado.
¿Qué debe hacer cuando su carpeta de entrada está saturada?
Podría ser buena idea, antes de abrir cualquier mensaje nuevo, echarle un vistazo a los que probablemente pueda responder en dos minutos o menos, y revisarlos inmediatamente.
También puede usar una función de lectura vistazo, que le permite leer la primera línea o dos de un mensaje y así borrar inmediatamente los que no necesite, dijo Eric Abrahamson, profesor de la Columbia Business School, en Nueva York.
¿Qué pasa con los mensajes que uno no puede borrar ni responder inmediatamente, pero que necesitan una respuesta eventual?
Cree carpetas de archivos y póngales nombres con sustantivos. No use adjetivos, ya que es más probable que varíen de acuerdo a su estado de ánimo, dijo Christi Youd, presidenta de Organize Enterprise, empresa consultora, en Salt Lake City, Utah. Otra forma es ordenar los mensajes por prioridad usando banderas.
¿Cómo se puede reducir la cantidad de correos electrónicos que recibe?
No seleccione la función “responder” con demasiada frecuencia. Recuerde: mientras menos mensajes envíe, es probable que reciba menos, dijo Mike Song, director ejecutivo de Cohesive Knowledge Solutions, firma de eficiencia de e-mail y etiqueta de negocios, en Guilford, Connecticut.
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